OA ( Office Automation )

·         Pengertian Otomatisasi Perkantoran

  Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

·           Tujuan

  Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

2)  Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

3)  Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

4)  Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .

·         Konsep-konsep

Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :

1)    Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2) Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3)    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4)    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan   yang lebih baik.

5)  Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

·         Manfaat

  Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :

1)     Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

2)     Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

3)     Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

4)     Pemecahan masalah kelompok/tim.

5)     Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

6)    Sebagai pelengkap bukan pengganti.

ganti.

·         Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

    Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :

1)   Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

2)  Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

3)  Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan 

·         Pengguna

   Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada  dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1)    Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2)    Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3) Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

·         Tahapan Penerapan Otomatisasi Kantor 

                  Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut :

1) Tradisional, dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada penggunaan Word Processing

2)  Transisional, dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

3) Transformasional, dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT) 

·         Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor 

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat diuraikan sebagai berikut :

1)    Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

2)   Sistem Kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerjasama.Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya

3)   Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan  sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4) Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka

·         Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

a. Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

b.   Electronic mail (email) yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr

c.  Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

d.    Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.

     e. Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk                   membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk     tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan       hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

f  Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi         digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

·         Dampak Otomatisasi Perkantoran

      1)    Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan :

              a.  Angkatan Kerja Wanita.

    Wanita  yang bekerja semakin meningkat, ditandai banyaknya bidang pekerjaan     yang juga  di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih       mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.

               b.  Pekerja Profesional dan Teknis. 

  Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.

   c. Manajer dan Administrator. 

     Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

d. Pegawai Administrasi. 

  Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.